Mitarbeiter*in Institutsadministration
Arbeitsbeginn
Per sofort oder nach Vereinbarung
Arbeitsverhältnis
40-50%, befristet
Institut / Arbeitsort
ARTORG Center for Biomedical Engineering Research
Bern
Bei uns schaffen Sie Wert.
Für sich und die Gesellschaft.
Für sich und die Gesellschaft.
Über uns
Das ARTORG Center for Biomedical Engineering Research ist ein strategisches Zentrum der Universität Bern und Teil der Medizinischen Fakultät. Es vereint interdisziplinäre Forschungsgruppen aus Technik und Medizin, die gemeinsam innovative Lösungen für klinische Herausforderungen entwickeln. Am ARTORG ist zudem der spezialisierte Masterstudiengang Biomedical Engineering angesiedelt, der in Kooperation mit der Berner Fachhochschule (BFH) durchgeführt wird.Ab sofort suchen wir eine Person, die unser Team mit Freude, Engagement und einem sicheren Händchen für Organisation bereichert.
Aufgaben:
Instituts- und Sekretariatsadministration (Hauptaufgabenbereich)- Selbstständige Führung des Sekretariats sowie Stellvertretung weiterer Sekretariatsleitungen am ARTORG
- Umfassende administrative und organisatorische Unterstützung der Forschungsgruppenleiter*innen und ihrer Teams
- Koordination administrativer Abläufe
- Korrespondenz sowie Pflege von Ablagen, Daten und Dokumentationen
- Mithilfe bei der Organisation und Betreuung von Workshops, Tagungen und Institutsanlässen (inkl. Reise- und Hotelbuchungen für Gäste)
- Beschaffung von Bürobedarf
Personaladministration
- Vollständige Abwicklung der Personalprozesse für Kantons- und Drittmittelangestellte sowie Stipendiat*innen (Rekrutierung, Eintritte, Mutationen, Austritte)
- Vorbereitung aller erforderlichen Dokumente für die Anstellung ausländischer Mitarbeitender (EU- und Drittstaaten)
- Erstellung von Stelleninseraten, Stellenbeschreibungen, Arbeitszeugnissen, etc.
- Zuständigkeit für die Absenzen- und Zeitkontrolle (JAZ-Beauftragte*r)
Finanzadministration
- Controlling von Betriebskredit- und Drittmittelkonten
- Debitoren-/Kreditorenworkflow (inkl. Nutzung von Finanzreporting und e-forms)
- Erstellung und Erfassung von Spesenabrechnungen und Pauschalentschädigungen
- Verantwortung für das Interne Kontrollsystem (IKS)
Die Stelle ist zunächst befristet, mit der Möglichkeit einer anschliessenden unbefristeten Anstellung.
Anforderungen:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und/oder mehrjährige Erfahrung in der Administration (Erfahrung an Hochschulen oder in der Forschung von Vorteil)
- Sicheres Deutsch und gute Englischkenntnisse; Französischkenntnisse von Vorteil
- Hohes Verantwortungsbewusstsein, Eigeninitiative und strukturierte Arbeitsweise
- Ausgeprägte Teamfähigkeit und serviceorientiertes Auftreten
- Interesse an universitären und wissenschaftlichen Abläufen
- Offenheit für neue Aufgaben und Prozesse in einem dynamischen Forschungsumfeld
Ihre Benefits
- Interdisziplinäre Zusammenarbeit
- Gesunde Unternehmenskultur und gutes Arbeitsklima
- Zentrale Lage im Herzen von Bern
- Teamorientiertes Arbeiten
Arbeiten an der UniBE
Die Universität Bern bietet nicht nur spannende Aufgaben, sondern auch ein Umfeld, das Entwicklung, Vielfalt und Chancengleichheit aktiv fördert. Entdecken Sie, was uns als Arbeitgeberin auszeichnet und wie Sie bei uns weiterkommen.
Bewerbung und Kontakt
Bitte senden Senden Sie ihre senden Sie bitte Ihre vollständige Online-Bewerbung, mit Motivationsschreiben, CV, Zeugnissen und Diplomen an info.artorg@unibe.ch.
Fragen zur Stelle?
Diana Bethgediana.bethge@unibe.ch
Tel. +41 31 684 14 00